So kam Tomas mit KI auf über 200 Buchungen
Tandhälsan Väst in Göteborg hat in nur drei Monaten über 200 Patienten mit seiner KI-Rezeption gebucht.
Verpasste Anrufe abends und am Wochenende
Als Tomas, Klinikleiter bei Tandhälsan Väst, genug von verpassten Anrufen an Abenden und Wochenenden hatte, entschied er sich, eine KI-Rezeption von Koppla zu testen. Die Klinik hatte mehr Sichtbarkeit in der Suche gewonnen und damit mehr Anrufe, als sie beantworten konnte.
„Wir haben zu viele Patienten verloren, wenn wir nicht abnehmen konnten. Jetzt fängt die KI die Anrufe ab, beantwortet häufige Fragen und bucht Termine direkt in unserem System“, sagt Tomas.
So lief die Einführung
Das Modell blieb einfach. Eine neue Rufnummer wurde mit dem KI-Agenten verbunden und als Auswahlpunkt in die bestehende Telefonanlage gelegt: „Drücken Sie die Zwei, um mit unserer digitalen KI-Rezeption zu sprechen und Termine zu buchen, abzusagen oder zu verschieben.“ Patienten müssen sich also keine neue Nummer merken.
Vor dem Start gingen Klinik und Koppla Funktionen, Stimmauswahl und den Umgang mit personenbezogenen Daten nach DSGVO durch. In den ersten Tagen und Wochen wurden die Gespräche eng begleitet, um zu prüfen, ob die Antworten den eigenen Abläufen der Klinik entsprachen.
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Was die KI in den Gesprächen tut
Die KI-Rezeption arbeitet in der Praxis wie eine Telefonistin. Sie versteht das Anliegen, erfasst Namen, Personennummern und andere wichtige Angaben und trägt den Vorgang in das System der Klinik ein, ohne dass jemand im Nachhinein eine Nachricht abtippen muss.
Vor allem übernimmt sie die Anliegen, die täglich wiederkehren:
- Termine buchen, verschieben und absagen
- Freie Zeiten an bestimmten Tagen prüfen
- Neue Patienten im System anlegen
- Häufige Fragen zur Klinik beantworten
- Weiterleiten, wenn das Anliegen das Team braucht
Über 200 Buchungen in drei Monaten
In drei Monaten hat die Klinik über 200 neue Patiententermine über die KI gebucht – ohne das Team zu vergrößern. Anrufe, die abends und am Wochenende früher unbeantwortet blieben, werden jetzt zu Terminen im Kalender.
„Das hat für uns und unsere Patienten einen großen Unterschied gemacht“, schließt Tomas.
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So können andere Kliniken dasselbe tun
Der Einstieg ist kürzer, als viele denken. Die meisten Kliniken lassen die KI zunächst außerhalb der Öffnungszeiten übernehmen oder genau die Anrufe, die ohnehin unbeantwortet bleiben, wenn der Empfang schon besetzt ist. So zeigt sich die Wirkung, ohne den Patientenfluss umzubauen.
Wenn Sie hören möchten, wie das für Ihre Klinik klingt, können Sie aus den Inhalten Ihrer Website eine eigene KI-Rezeption erstellen und sich das Ergebnis anhören.