Telefonservice für Anwaltskanzleien: was er leisten muss
Eine Kanzlei kann das Telefon nicht klingeln lassen und ein Mandantengespräch nicht unterbrechen. So sehen die Möglichkeiten aus.
Warum das Telefon gerade in Kanzleien ein Problem ist
Wer eine Kanzlei anruft, ruft selten aus Neugier an. Erreicht er niemanden, wählt er die nächste Kanzlei — und dieser Anruf kommt nicht zurück.
Gleichzeitig ist Zeit das Produkt der Kanzlei. Jede Unterbrechung kostet Konzentration und abrechenbare Stunden.
Menschlicher Telefonservice oder KI
Ein klassischer Telefonservice nimmt im Namen der Kanzlei ab und leitet eine Nachricht weiter. Das kostet meist pro Anruf und gilt nur zu Bürozeiten.
Eine KI-Rezeption antwortet rund um die Uhr zu einem festen Monatspreis und kann ein Erstgespräch direkt im Kalender buchen. Eine juristische Bewertung nimmt sie nicht vor.
Verschwiegenheit und gespeicherte Daten
Bei Koppla wird keine Audioaufnahme gespeichert. Das Gespräch wird als Text zusammengefasst, und die Zusammenfassung wird nach 24 Stunden automatisch gelöscht.
Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU, mit Auftragsverarbeitungsverträgen für alle eingesetzten Dienste.
So richten Sie es ein
Legen Sie zuerst fest, was mit einem Anruf geschehen soll, der kein bestehendes Mandat betrifft: Erstgespräch buchen oder Nachricht aufnehmen?
Danach wird die Weiterleitung eingerichtet. Die meisten Kanzleien beginnen mit den Zeiten außerhalb des Büros.